Procesos de auditoría de mercancías custodiadas por terceros

 

Procesos de auditoría de mercancías custodiadas por terceros

Al inventario que se encuentra bajo la custodia de terceros se le deben aplicar procedimientos sustantivos que garanticen la fiabilidad y verificabilidad de la evidencia que se obtiene de estos, de modo que se pueda ejecutar una adecuada evaluación del riesgo.

En los procesos de auditoría, a las mercancías que se encuentran bajo el control y custodia de terceros deben aplicarse procedimientos sustantivos que garanticen la valoración del riesgo de errores materiales o la potencialidad de riesgos frente a dicha mercancía.

En concordancia con lo determinado en la NIA 500 respecto de las mercancías que se encuentran bajo la custodia de un tercero, se establece que se deben aplicar los procedimientos descritos en la NIA 505, la cual aborda los procedimientos de confirmación externa.

Entre los procedimientos que se deben considerar en los casos en que la empresa mantenga mercancía bajo la custodia de terceros, se encuentran:

Confirmación externa

En la planeación del auditor se debe considerar la existencia de las mercancías en la custodia de un tercero; por tanto, desde el inicio del proceso de auditoría se deben tener previstos los procedimientos sustantivos que se van a aplicar con el fin de garantizar la recolección de evidencia suficiente que permita la evaluación integral del riesgo.

Entre los procedimientos que se pueden aplicar para las mercancías bajo la custodia de terceros se encuentran las pruebas de confirmación externa, en las que se solicita de manera formal la información al tercero a fin de corroborar lo registros que mantiene la organización.

Los procedimientos de confirmación externa con frecuencia se aplican para comprobar o solicitar información relativa a saldos contables y a sus elementos; además se utilizan para confirmar condiciones de acuerdos, contratos, o transacciones entre una entidad y terceros, o para confirmar la ausencia de condiciones.

“En las mercancías custodiadas por terceros se recomienda que las pruebas de confirmación no sean de carácter positivo”

En las mercancías custodiadas por terceros se recomienda que las pruebas de confirmación no sean de carácter positivo, es decir que sea el tercero quien informe las cantidades de cada referencia en el cuerpo de la confirmación, pues puede ocurrir que el tercero no ejecute las labores necesarias para las confirmaciones correspondientes, sino que se puede limitar a la respuesta positiva de la información contenida en la confirmación.

Conteo físico de las mercancías

En los casos en que se obtenga información del tercero que dé origen a dudas sobre la integridad y objetividad, el auditor puede considerar adecuado aplicar procedimientos de auditoría adicionales, lo que significa que además de confirmar con el tercero se realice un conteo físico de la mercancía custodiada por este y se cotejen los resultados y registros de la compañía.

No obstante, el conteo físico se puede planear en el programa de auditoría como procedimiento inicial; es decir que no se realizan confirmaciones, sino que se ejecutan directamente losprocedimientos sustantivos de conteo físico con el fin de obtener la evidencia suficiente que permita la evaluación del riesgo y con esto el cumplimiento de los objetivos del proceso de auditoría.

Revisión de los informes de auditoría del tercero

El auditor puede solicitar los informes de auditoría del tercero y obtener los datos de la mercancía custodiada contenidos en dichos documentos; es decir que el informe del auditor será la evidencia para el informe. Es importante que en la revisión de este se evalúen las prácticas del control interno para asegurar la fiabilidad en el conteo de las mercancías y en los datos contenidos en los informes del tercero custodio. Lo que significa que la obtención de un informe de otro auditor, o de un informe del auditor de la entidad prestadora del servicio, sobre la adecuación del control interno del tercero, es una herramienta para asegurarse de que el conteo del inventario se realiza correctamente y que las existencias se custodian en forma adecuada.

Revisión de documentos soportes

El auditor puede utilizar la inspección de la documentación relativa a las mercancías que se encuentren custodiadas por terceros; por ejemplo, recibos de almacenes y revisión del software de control de mercancías para el registro de entradas y salidas.

La inspección de soporte de registros es un procedimiento para recolectar la evidencia que permita evaluar los riesgos de la mercancía custodiada por terceros; es importante que el profesional tenga en cuenta la fiabilidad de los datos obtenidos y la capacidad de constituirse como evidencia verificable.

Combinar los procedimientos

“el auditor puede considerar la implementación de uno o más procedimientos, lo cual va a depender de la importancia relativa que tenga el inventario custodiado por terceros”

Es de considerar que los procedimientos señalados no son excluyentes; por tanto, el auditor puede considerar la implementación de uno o más procedimientos, lo cual va a depender de la importancia relativa que tenga el inventario custodiado por terceros, puesto que de ser cuantías de alta influencia en los resultados de la organización, es necesario que la evidencia sea altamente fiable y verificable a fin de disminuir los riesgos de información falsa o manipulada.

Revisión del control interno

Sumado a las pruebas mencionadas en párrafos anteriores, es vital la revisión de las técnicas de control interno para mantener actualizada la información de la mercancía en custodia de terceros, a fin de evaluar el estado de la misma y los reportes oportunos del traslado de la mercancía. Lo anterior de manera que se direccionen a no afectar el flujo de la operación de la empresa, evitar el detrimento del valor del inventario y mantener un control constante sobre los activos.

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