Dian emitió la resolución 00070 que reglamenta la firma digital o electrónica

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El 3 de noviembre del 2016 la Dian emitió la resolución 00070 que reglamenta la firma digital o electrónica, en la que se introducen importantes cambios con respecto al sistema que opera actualmente.

Este nuevo sistema introduce nuevos elementos de seguridad como por ejemplo el código electrónico, que es un segundo elemento de autenticación adicional a la contraseña que ya se utiliza en la firma digital.

Igualmente se crea un sistema de preguntas y respuestas de seguridad con el fin de poder recuperar la contraseña en caso de olvido, lo cual se puede hacer mediante autogestión desde la misma plataforma de la Dian.

Estos cambios son sustanciales con respecto a lo que actualmente opera, de suerte que quienes ya tienen la firma digital deberán cambiar o migrar al nuevo sistema, y para ello la resolución 00070 contempla el siguiente cronograma según el tipo de contribuyente y según el Nit.

Preocupa un poco el plazo que cada contribuyente tiene para hacer la migración, pues una vez habilitada la oportunidad según el número de Nit, sólo se cuentan con no más de 10 días para hacer el proceso, lo que es poco sobre todo con las personas naturales se cuentan por cientos de miles, donde el riesgo de colapso del sistema es elevado, por lo que sugerimos que el plazo para cada grupo Nit sea de por lo menos un mes en lugar de los 9 días que contempla esta resolución.

Se precisa que cuando se solicita por primera vez el mecanismo firma electrónica debe hacerse personal y presencialmente en las oficinas de la Dian.

Las personas que ya cuentan con su mecanismo digital no tienen que hacer el cambio o transición de forma presencial, sino que lo pueden hacer por autogestión desde la página de la Dian conforme lo establece el artículo 5 de la resolución 00070:

“Por una única vez, el suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo establecido en el cronograma de implementación de la presente resolución para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la DIAN.” 

(…)

Si el usuario no finaliza ese proceso autogestionado dentro de los 20 días calendario a la solicitud, el sistema le solicitará iniciar el proceso de emisión conforme lo establece el tercer inciso del artículo 5 de la mencionada resolución:

“Si el usuario no finaliza el proceso de renovación por migración mediante autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará iniciar el proceso de emisión.”

Asumimos que cuando la resolución se refiere a iniciar el proceso de emisión, implicaría que debe hacerse desde cero, lo que significaría que habría que hacerlo de forma presencial y personal como si fuera la primera vez en solicitar la firma electrónica, lo que obliga a los contribuyentes a realizar el proceso de migración de forma oportuna, pues luego ya no podría hacerlo desde la página de la Dian, sino que tendría que ir a las oficinas de esta personalmente o mediante apoderado.

Ojo con el plazo que tienen las personas naturales para migrar al nuevo sistema de firma electrónica

La Dian señala el plazo que tienen las personas naturales no vinculadas a una entidad jurídica o gran contribuyente para hacer la migración al nuevo sistema de firma, sin dejar expreso el plazo que tienen las personas naturales que están vinculadas a entes jurídicos o grandes contribuyentes, por lo que hay que suponer que ese plazo queda supeditado al plazo que tienen las personas jurídicas y grandes contribuyentes para hacer la migración.

Por ejemplo, la firma digital del contador público debe ser migrada según el plazo que tiene la empresa de la que es contador para hacer la migración, que inició hoy mismo para los grandes contribuyentes, por lo que muchos gerentes, contadores y revisores fiscales tendrían que hacer ese proceso hoy mismo.

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